Prinsip dasar rencana kontigensi

1. PRINSIP DASAR RENCANA KONTINGENSI

1. Apa itu kontingensi?

Kontingensi adalah suatu keadaan atau situasi yang diperkirakan akan segera terjadi, tetapi mungkin juga tidak akan terjadi.

2. Apa itu Rencana Kontingensi?

Suatu proses identifikasi dan penyusunan rencana yang didasarkan pada keadaan kontingensi atau yang belum tentu tersebut. Suatu rencana kontingensi mungkin tidak selalu pernah diaktifkan, jika keadaan yang diperkirakan tidak terjadi.

3. Definisi Rencana Kontingensi (RENKON)

Suatu proses perencanaan kedepan, dalam keadaan yang tidak menentu, dimana skenario dan tujuan disetujui, tindakan teknis dan manajerial ditetapkan, dan sistem tanggapan dan pengerahan potensi disepakati bersama untuk mencegah, atau menanggulangi secara baik dalam situasi darurat atau kritis.

4. Prinsip-prinsip RENKON

Jadi Rencana Kontingensi harus dibuat berdasarkan:

• proses penyusunan bersama
• skenario dan tujuan yang disetujui bersama
• dilakukan secara terbuka (tidak ada yg ditutupi)
• menetapkan peran dan tugas setiap sektor
• menyepakati konsensus yang telah dibuat bersama.
• dibuat menghadapi keadaan darurat

5. Apa itu Darurat?

Darurat adalah suatu keadaan atau situasi yang mengancam jiwa manusia atau masyarakat, yang memerlukan penanganan segera berupa tanggapan luar-biasa (extraordinary response) dan tindakan pengecualian (exceptional measures).

6. Kapan pembuatan RENKON dilakukan?

RENKON dilakukan segera setelah ada tanda-tanda awal akan terjadi bencana atau adanya peringatan dini (early warning).

Beberapa jenis bencana sering terjadi tiba-tiba, tanpa ada tanda-tanda terlebih dulu (misalnya gempa bumi), keadaan ini sulit dibuat RENKON-nya. Sedangkan jenis-jenis bencana tertentu dapat diketahui tanda-tanda akan terjadi, hal ini dapat dilakukan pembuatan RENKON-nya. Jadi RENKON dilakukan sbb:

peringatan dini  RENKON  kesiapsiagaan

7. Siapa yang Membuat RENKON?

RENKON harus dibuat secara bersama-sama oleh semua pihak (stakeholders) dan multisektor yang terlibat dan berperan dalam penanganan bencana, termasuk diantaranya dari pemerintah (sektor-sektor yang terkait) , perusahaan negara, swasta, organisasi non-pemerintah, lembaga internasional dan masyarakat.

8. Kaitan RENKON dengan Rencana Operasional

Tidak ada perbedaan yang prinsip antara RENKON dengan Rencana Operasional (RENOP), kecuali waktu penyusunannya. RENKON disusun menjelang dan sebelum terjadinya bencana, sehingga rencana tersebut disusun berdasarkan asumsi dan scenario. Sedangkan RENOP disusun pada saat bencana benar-benar terjadi sehingga rencana ini disusun sesuai dengan keadaan sebenarnya. Adakalanya RENOP disusun berdasarkan RENKON sebelumnya.

9. Masa berlakunya RENKON

RENKON disusun berdasarkan perkiraan situasi scenario yang disepakati, oleh karena sesuai perkembangan dari waktu ke waktu, terjadi perubahan situasi dan scenario, maka RENKON itu perlu dilakukan penyesuaian dan pemutakhiran.

3. PROSES PENYUSUNAN RENKON

Proses penyusunan RENKON dapat dilakukan dengan urutan kegiatan sebagai berikut:

1. Penilaian Ancaman dan Resiko

Setiap wilayah memiliki ancaman bahaya dan resiko yang berbeda-beda. Setidaknya ada lebih dari satu ancaman bahaya yang dihadapi oleh suatu wilayah. Oleh karena itu tahap pertama dari penyusunan RENKON ini adalah memilih ancaman bahaya mana yang paling penting untuk diperhitungkan.

Untuk memilih ancaman resiko dilakukan cara Penilaian Resiko (risk assessment), yakni dengan membandingkan beberapa ancaman resiko yang dihadapi. Nilai resiko yang tertinggi dari ancaman bahaya yang diperbandingkan menjadi obyek yang akan disusun RENKON-nya.

Peringkat resiko dapat diperoleh dengan cara menggabungkan tingkat kemungkinan dan tingkat konsekuensi atau dampaknya.

Tingkat Kemungkinan dapat dipilahkan sebagai berikut:

Tingkat Kemungkinan	Sebutan	Deskripsi
3	Hampir Pasti	Diperkirakan akan terjadi
2	Mungkin	Dapat terjadi jika kondisinya seperti saat ini
1	Kurang Pasti	Dapat terjadi jika kondisi berubah secara moderat

Sedangkan untuk tingkat Konsekuensi atau Dampak yang diakibatkan dibedakan sebagai berikut:

Tingkat Dampak	Sebutan	Deskripsi
A	Sangat Parah	Kerusakan atau kerugian yg sangat menyeluruh
B	Parah	Mengakibatkan kerusakan pada sebagian besar.
C	Sedang	Merusakkan pada sebagian kecil wilayah

Sehingga jika kedua criteria tersebut digabungkan maka diperoleh peringkat baru sebagai berikut:

Tingkat Kemungkinan	Sangat Parah A	Parah B	Sedang C
3 (Hampir pasti)	AAA	BBB	CCC
2 (Parah)	AA	BB	CC
1 (Sedang)	A	B	C

2. Prioritas Kontingensi

Dari hasil penggabungan dua table peringkat di atas akan diperoleh 3 (tiga) criteria sebagai berikut:

- Resiko Tinggi (AAA, AA dan BBB)

- Resiko Sedang (A, BB dan CCC)

- Resiko Rendah (B, CC dan C)

Prioritas RENKON diberikan kepada jenis ancaman yang berresiko tinggi.

Dalam menyusun RENKON hanya dapat dilakukan terhadap satu jenis ancaman saja. Misalnya: Rencana Kontingensi Menghadapi Ancaman Bahaya Banjir, atau Rencana Kontingensi Menghadapi Konflik Sosial.

Akan tetapi pemilihan jenis ancaman bahaya ini dapat saja tidak dilakukan melalui Penilaian Resiko seperti tersebut di atas, tetapi langsung memilih jenis ancaman bahaya yang secara nyata sedang dihadapi oleh suatu daerah. Pemilihan jenis ancaman ini dilakukan dengan kesepakatan bersama.

RENKON tidak dapat dilakukan terhadap beberapa jenis ancaman bahaya, sehingga jika suatu daerah akan melakukan RENKON terhadap semua jenis ancaman bahaya yang ada, maka harus dibuat RENKON satu persatu.

3. Pengembangan Skenario

Sebelum dibuat pengembangan skenario terlebih dulu perlu digambarkan kondisi awal daerah sebelum bencana terjadi. Hal ini untuk memberikan gambaran seberapa besar dampak yang diakibatkan oleh suatu ancaman bencana. Penggambaran kondisi awal ini dapat ditunjukkan dengan Peta Wilayah yang dilengkapi dengan lokasi-rawan bencana.

Skenario yang dikembangkan dapat berupa scenario terburuk yang mungkin terjadi, atau dapat pula dilakukan dengan beberapa tingkat scenario: paling buruk, sedang dan paling ringan. Jika dilakukan scenario dengan tiga peringkat tersebut, maka akan ada tiga perhitungan yang diperlukan.

Dalam mengembangkan skenario harus diperhatikan hal-hal berikut:

• lokasi yang diperkirakan terkena bencana
• lokasi pengungsian
• jumlah dan karakteristik penduduk yang terkena
• akses penduduk untuk mendapatkan bantuan
• waktu lamanya bantuan diperlukan
• profil pengungsi
• total kebutuhan

Dalam scenario ini digambarkan segala kemungkinan yang terjadi dan upaya antisipasinya.

4. Penyiapan RENKON

Setelah disepakati scenario maka tahap berikutnya adalah Penyiapan RENKON yang dimulai dari:

1. Penetapan Kebijakan Umum

Semua kebijakan dan strategi yang ditetapkan bersama dituliskan dalam bab ini, sebagai landasan bagi tujuan dan kegiatan sektoral yang akan dilakukan.

2. Penetapan Tujuan dan Kegiatan Setiap Sektor

Setiap kegiatan sektoral diuraikan di bab ini berdasarkan scenario kebutuhan dan standar yang berlaku. Untuk itu dalam perhitungan dan kebutuhan setiap sector ini digunakan standar sesuai sector masing-masing. (sebagai referensi telah dibuat standar minimum untuk penanganan bencana oleh Project SPHERE).

Setiap sector harus menyampaikan tujuan dari sector tersebut, kebutuhan, sumberdaya yang tersedia, kegiatan, langkah kesiapsiagaan yang telah ada dan yang diusulkan, tanggungjawab pelaksanaan dan jadual waktu.

Sektor-sektor yang perlu mendapat perhatian dalam rencana kontingensi ini antara lain: manajemen dan koordinasi menyeluruh, perlindungan, penerimaan dan pendataan pengungsi, pangan dan nutrisi, logistic dan transportasi, penampungan sementara dan prasarana lainnya, kebutuhan rumah tangga dan peralatan dapur, kebutuhan air bersih, sanitasi lingkungan, kesehatan dan nutrisi, pelayanan masyarakat dan pendidikan.

Setiap instansi digabungkan dalamkelompok-kelompok sector untuk memudahkan koordinasinya.

4. FORMAT RENCANA KONTINGENSI

Setelah proses penyusunan RENKON dipenuhi maka hasil dari setiap langkah dalam proses tersebut dituliskan dalam suatu dokumen perencanaan dengan format sebagai berikut:

BAB I SKENARIO

BAB II KEBIJAKAN UMUM

BAB III TUJUAN DAN KEGIATAN SEKTORAL

1. Manajemen dan Koordinasi
2. Perlindungan dan Pendataan
3. Pangan dan Nutrisi
4. Logistik dan Transportasi
5. Penampungan Sementara dan Prasarana Lainnya
6. Keperluan Rumah Tangga
7. Air Bersih
8. Sanitasi
9. Kesehatan dan Nutrisi
10. Pelayanan Masyarakat
11. Pendidikan

BAB IV PEMANTAUAN DAN TINDAK LANJUT

LAMPIRAN

Lampiran 1 Singkatan

Lampiran 2 Profil Instansi

Lampiran 3 Matriks Kegiatan Sektoral

Lampiran 4 Kelompok Lintas Sektor

Lampiran 5 Matriks Anggaran Biaya

Lampiran 6 Peta Daerah

5. OPERASIONALISASI DAN TINDAK LANJUT

Sesuai kesepakatan seluruh peserta penyusunan RENKON bahwa rencana ini bukanlah merupakan hasil yang final, tetapi merupakan awal rencana yang disusun secara sederhana. Oleh karena itu tahap berikutnya adalah melengkapi dan memperbaiki keakuratan data yang digunakan untuk perencanaan.

Perbaikan dan kelengkapan dari data perencanaan harus disepakati dan dituliskan dalam suatu jadual pertemuan kesepakatan untuk menyusun suatu RENKON yang komprehensif.

Pertemuan yang dilakukan antara lain membahas:

• peninjauan kembali terhadap indicator peringatan dini
• laporan kegiatan dari masing-masing sector dan instansi
• pemutakhiran rencana dengan cara membuat amandemen dan tambahan dalam RENKON.